Hvad gør Erhvervsstyrelsen for at reducere fejl og mangler i virksomheders årsrapporter?

Digital SignaturErhvervsstyrelsen modtager årligt cirka 240.000 årsrapporter, som er indberettet elektronisk af virksomhederne eller virksomhedernes rådgivere. Årsrapporternes kvalitet er imidlertid ikke altid tilfredsstillende. Det gælder ikke mindst for de virksomheder, der ikke har en godkendt revisor tilknyttet. Erhvervsstyrelsens XBRL-s ystemer har en lang række indbyggede automatiske kontroller, der skal sikre kvaliteten af de indberettede årsrapporter, og styrelsen foretager også manuelle kontroller af udvalgte årsrapporter. Alligevel er de offentliggjorte årsrapporters kvalitet ikke altid tilfredsstillende.

Tekst / Lise Fode, chefkonsulent, Erhvervsstyrelsen og Jan Brødsgaard, fagkonsulent, FSR - danske revisorer

Siden februar 2017 har medlemmer af FSR – danske revisorer haft mulighed for at indsende fejlagtige årsrapporter, som revisorerne er stødt på, til postkassen Rigtigrevisor@fsr.dk, som administreres af FSR – danske revisorers sekretariat. I skrivende stund har vi i foreningen modtaget cirka 70 årsrapporter, som efter en gennemgang i sekretariatet for en stor dels vedkommende videresendes til Erhvervsstyrelsen med oplysning om de konkrete fejl og mangler, der er fundet i årsrapporterne. Formålet med den digitale postkasse er at få de fejlbehæftede årsrapporter frem i dagens lys, så Erhvervsstyrelsen kan sanktionere eller vejlede virksomhederne og deres rådgivere. Det er vores håb, at vi dermed kan medvirke til at øge kvaliteten af de små virksomheders årsrapporter.

Revisorbranchen, Erhvervsstyrelsen og ikke mindst regnskabsbrugerne har en fælles interesse i, at virksomhedernes årsrapporter er af en ordentlig kvalitet og i det mindste overholder årsregnskabslovens krav.

SIGNATUR har talt med chefkonsulent i Erhvervsstyrelsen, Lise Fode, om digitale årsrapporter, datakvalitet og styrelsens indsats for at reducere fejl og mangler i virksomhedernes årsrapporter.

Hvordan ser styrelsen på kvaliteten af de digitale årsrapporter?
Med digitaliseringen har årsrapporterne nu fået ’stregkode’ på, så det er muligt for brugerne at hente udvalgte informationer på en forholdsvis nem og overskuelig måde. Og efterspørgslen efter digitale regnskabsdata er stor og stigende. Det betyder samtidig, at der er større krav til kvaliteten af årsrapporterne – både de læsbare i PDF-format og de digitale XBRL-data.

Desværre er kvaliteten endnu ikke der, hvor den bør være. Det skal der rettes op på. Erfaring med styrelsens regnskabskontrol viser, at data ikke altid er pålidelige. Vi ser flere forskellige typer af fejl i den digitale årsrapport, såsom mangelfulde oplysninger i XBRL-filen, fortegnsfejl og forkert brug af decimaler. Vi arbejder hårdt på at sikre en bedre datakvalitet.

Mange af datakvalitets-udfordringerne stammer fra det forhold, at vi har to filer af årsrapporten, henholdsvis PDF-filen og XBRL-filen. Det er vanskeligt for systemerne at sikre, at filerne indeholder samme information.

Derfor er vi i øjeblikket ved at tage de første skridt til at undersøge mulighederne for at overgå til inlineXBRL samt de konsekvenser, det kan have – både i forhold til selve systemet, men også i forhold til virksomheden og en eventuel rådgivers rolle. Erfaringerne viser dog, at det vil give en markant forbedring af datakvaliteten. InlineXBRL er et format, som indeholder tekst, der både er læsbart for mennesker og maskiner. Dette vil løse mange af udfordringerne med manglende sammenhæng mellem XBRL- og PDF-filen.

FSR – danske revisorers medlemmer finder mange fejlbehæftede årsrapporter, som via foreningens sekretariat kommer til styrelsens kendskab. Hvad gør I konkret for at sikre kvaliteten af offentliggjorte årsrapporter?
Et af vores værktøjer til at forbedre regnskabskvaliteten og dermed minimere fejlbehæftede årsrapporter er den såkaldte modtagekontrol. Når årsrapporten indberettes til Erhvervsstyrelsen, udsættes den for en række kontroller. Faktisk er der i øjeblikket implementeret over 100 modtagekontroller, og systemet udvikles fortsat. Systemet indeholder både hårde og bløde automatiske kontroller:

• Hårde kontroller: Årsrapporten afvises, og den kan ikke indberettes. Årsrapporten kan først indberettes, når det relevante forhold er rettet.

• Bløde kontroller: Virksomheden får en advisering om, at der muligvis er fejl i årsrapporten. Virksomheden kan vælge at indberette årsrapporten desuagtet.

Udover den automatiske kontrol udfører styrelsen også manuel risikobaseret kontrol, eksempelvis i forbindelse med vores særlige indsatser over for regnskaber med revisorforbehold, regnskaber, hvor der er rod i bogføringen, og regnskaber med ulovlige kapitalejerlån med videre.

Vi gennemgår henvendelserne fra FSR – danske revisorers sekretariat om fejlbehæftede årsrapporter. Fejlene varierer i væsentlighed, og vi er enige i, at nogle af årsrapporterne er af meget ringe kvalitet. Alle årsrapporter med væsentlige fejl, som FSR – danske revisorer og andre henvender sig til styrelsen om, vil indgå i styrelsens kontrolindsats. Hvis der er tale om mindre fejl, benytter vi inputtet som inspiration til nye automatiske modtagekontroller.

Hvilke sanktionsmuligheder benytter styrelsen sig af?
Hvis en fejlbehæftet årsrapport slipper igennem modtagekontrollen, risikerer den at blive fanget i vores risikobaserede kontrol. I de almindelige kontrolsager, som vi tager op, anvendes typisk følgende reaktioner i forhold til årsrapporten:

• Påbud om, at virksomhedens ledelse straks berigtiger forholdet ved at indsende en ny årsrapport.

• Påbud om, at virksomhedens ledelse fremadrettet sørger for, at virksomheden overholder lovgivningens krav.

Hvis der ved en undersøgelse af en virksomheds årsrapport konstateres væsentlige fejl eller mangler i forhold til selskabslovgivningen eller regnskabslovgivningen, vil vi typisk også beslutte, at virksomheden ikke kan anvende muligheden for at fravælge revision i indeværende samt de to følgende regnskabsår.
Med det store antal modtagne årsrapporter er det helt afgørende, at vores kontrol er risikobaseret og fokuseret. Det er derfor, vi målrettet anvender flere forskellige indsatser som automatiske modtagekontroller, vejledning og dialog samt manuelle kontroller.

Hvilke muligheder for kontrol ser styrelsen på den lange bane?
Digitaliseringen af årsrapporterne er helt central for den videre brug af data både i forbindelse med nye muligheder såsom machine learning og eksempelvis til understøttelse af den risikobaserede udvælgelse af årsrapporter i kontrollen. I øjeblikket eksperimenterer vi for eksempel med machine learning på regnskabsdata.

Vil det være muligt at lære maskinen, hvordan eksempelvis ejendomme og kapitalandele korrekt indregnes, så den automatiske modtagekontrol på et tidspunkt kan overtage? Her er vi på et stadie, hvor vi eksperimenterer og indsamler erfaringer. Vi tror dog allerede nu så meget på potentialet i brugen af nye digitale teknologier, at vi sammen med SKAT har udarbejdet et forslag om systematisk risikovurdering på grundlag af machine learning, som er ved at blive vurderet politisk. Forslaget kræver blandt andet samkøring af data fra SKAT og Erhvervsstyrelsen, og lovforslag herom er sat på lovprogrammet til februar 2018.

På den mere visionære bane arbejder vi også med initiativet Automatisk Erhvervsrapportering, som udspringer af den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi 2016–2020. Automatisk Erhvervsrapportering er en ambitiøs vision om at fjerne alle erhvervsrettede indberetninger for små virksomheder gennem automatisering. Man kan forestille sig en ny digital offentlig infrastruktur, der indebærer automatisk udveksling af data mellem myndigheder og virksomheder uden at sætte ansvarlig datahåndtering og sikkerhed over styr. I et sådant fremtidsscenarie vil årsrapporten ikke nødvendigvis have samme form, og data vil nødvendigvis heller ikke være de samme. Det vil samtidig betyde, at kontrollen også vil antage en anden form, da der vil være flere grunddata til stede. I dette arbejde er vi for tiden i analysefasen.

Konkret er vi ved at udvikle en række nye kontroller i forbindelse med de kommende krav per 1. januar 2018 om oplysning af revisors offentlige og unikke identifikationsnummer, det såkaldte MNE-nummer, i forbindelse med erklæringen. Det vil medvirke til at minimere antallet af forfalskede revisionspåtegninger.

Afslutningsvist kan også nævnes, at processen for indberetning af årsrapporter til omgørelse ændres per 1. januar 2018. Tidligere foretog styrelsen en konkret vurdering af forholdet bag omgørelsen med dertil  hørende sagsbehandlingstid. Nu arbejder vi på en ændret proces, så omgjorte årsrapporter kan offentliggøres med det samme med hjælp fra automatiske kontroller. Det er dog væsentligt at bemærke, at selvom processen ændres, kan der kun ske omgørelse af årsrapporter, hvor det skønnes at være i regnskabsbrugernes interesse som en nødvendig rettelse af væsentlige eller åbenbare fejl eller som berigtigelse af ulovlige forhold.

Kontakt

  • Jan Brødsgaard

    Fagkonsulent - cand.merc.aud.

    3369 1060