Bogføringsdata som løftestang

Digital Signatur”Den luddovne bogholder har fundet en kunde, der heller ikke kan fordrage bogholderi. Vi orker hverken at bogføre kassebilag eller regninger. Det får vi nemlig systemerne til. Så kan vi bruge tiden på forretningen i stedet,” skriver Frederik Sandgrav, der har døbt sig selv ’den luddovne bogholder’ på LinkedIn.

FSR - danske revisorerDigitalisering

Tekst/ Jakob Holm, Chefkonsulent FSR – danske revisorer

Temaserie om bogføringsdata som løftestang

Vi har mødt Frederik Sandgrav – den selvudnævnte luddovne bogholder – til en snak om, hvordan digitaliseringen forandrer de små og mellemstore virksomheders administration, bogholderi og økonomifunktion, og så tager vi et kig i Frederik Sandgravs værktøjskasse for at se, hvilke løsninger han i øjeblikket bruger mest.

“Jeg har altid været dovent anlagt, hvis man kan bruge det ord. Forstået på den måde, at hvis jeg har lavet en opgave en, to eller tre gange, så tænker jeg over, om man ikke kan gøre det mere effektivt,” siger Frederik Sandgrav, der altid har haft et godt øje til de mange digitale løsninger, som er skudt op inden for økonomifunktionen.

“De digitale løsninger, som er kommet de seneste år, gør, at man nu kan få systemer til at scanne, kontere og bogføre bilagene. Det kan gøre en verden til forskel, hvis de systemer kan implementeres i et bogholderi. Derudover findes der et overflødighedshorn af løsninger inden for for eksempel betalinger af regninger, kontraktstyring og debitorstyring. Kort sagt findes der en løsning til ethvert behov for digitalisering og automatisering.”

Hullerne i osten
Frederik Sandgrav har blandt andet fundet inspiration i en oversigt fra Copenhagen Fintech, der som en ’trivial pursuit’-ost deler en række tech-løsninger ind i kategorier som bogholderi, insur-tech, lån og alt muligt andet.

”Den luddovne bogholder har fundet en kunde, der heller ikke kan fordrage bogholderi. Vi orker hverken at bogføre kassebilag eller regninger. Det får vi nemlig systemerne til. Så kan vi bruge tiden på forretningen i stedet,” skriver Frederik Sandgrav, der har døbt sig selv ’den luddovne bogholder’ på LinkedIn.

“Da jeg så oversigten, tænkte jeg: ah det lyder sjovt, så jeg trawlede hele osten igennem for at se, om der var noget grej, jeg kunne bruge – og det var der. Der var rigtig meget,” siger han og tilføjer:

“Det var blandt andet der, jeg fandt November First. De er sat i verden for at hjælpe virksomheder med ikke at få den her olfert af banken, hvis de kører en valuta ud af en konto, hvor kontoen ikke er i den pågældende valuta. Eksempelvis euro eller dollar ud af din danske krone-konto, så får du en kurs, som du ikke aner, hvad er før et stykke tid efter. Den usikkerhed fjerner de, og jeg har rigtig mange kunder, som sparer virkelig mange penge på det.”

Hvilken forskel gør de digitale løsninger i et manuelt bogholderi?
For Frederik Sandgrav handler det ikke kun om, at selve bogholderiet skal være effektivt og elegant. Det, hans kunder bliver glade for, er, når digitalisering og automatisering sparer tid i den samlede organisation.

“Spørg dig selv: Hvis din virksomhed eksempelvis bliver fem gange større, hvor rart er det så at sidde med de processer, du har i dag? Hvis du begynder at svede lidt og plirre med øjnene, så ved du godt, at du måske ikke sidder med de bedste løsninger,” siger han og uddyber:

“En klassiker er, at bogholderen dikterer, at de ansatte skal printe deres kontoudtog ud, sætte alle bilag bagved i kronologisk rækkefølge og nummerere dem. Så er det mega nemt at håndtere for bogholderen. Men for de stakler, som skal lave det, er det ikke nemt – og det er slet ikke skalerbart. Det handler også om at se på, hvordan du sparer organisationen for en masse tid. Her kan et effektivt bogholderi gøre en stor forskel.”

10 ansatte via LinkedIn
Efter at have arbejdet med økonomi i 20 år blandt andet som regnskabschef og konsulent på et revisionskontor – startede Frederik Sandgrav egen virksomhed  Sandgrav Solutions – for otte år siden. Han ville egentlig starte som freelance regnskabschef, der var bare ingen kunder, som på det tidspunkt tænkte, at det var smart at have en freelance regnskabschef.

“Men bogholderi. Det ved folk, hvad er, og det var noget alle havde brug for. Jeg brugte Ageras. Det er en opgaveportal, hvor kunder kan få tilbud fra revisorer, bogholdere og advokater. Og det gik hurtigt med at få kunder og volumen nok til at ansætte min første medarbejder,” fortæller Frederik Sandgrav og fortsætter:

“På et tidspunkt tænkte jeg, at det der LinkedIn – det er da ikke så dumt, så jeg gik i gang med at poste om, hvad jeg gik og bøvlede med, hvor sjovt det var, og hvor fede, jeg syntes, de forskellige løsninger var. Det tog folk godt imod, og nu er vi oppe på ti ansatte. Det er noget, som er sket inden for det seneste år, så det er gået rigtig stærkt,” fortæller han.

Områderne med størst potentiale
Når der kommer nye kunder, oplever Frederik Sandgrav, at det typisk er to gennemgående områder, som giver de mindre virksomheder grå hår – nemlig bank og bilag.

“Det første, jeg tager fat på, er banken. Det er ligesom kardinalpunktet for godt bogholderi, at banken stemmer. Derefter har de fleste brug for en måde at få styr på deres bilag, så de ikke skal gøre det manuelt,” siger Frederik Sandgrav og uddyber:

“Jeg vil gerne undgå, at folk kommer med den her berømte skotøjsæske. Her er en skotøjsæske, både når du kommer med din fysiske æske, men også når du lægger bilagene i økonomisystemets æske. For mig handler digitalisering meget om at få hastighed og samtidighed – og undgå æsker, hvor ingen kender indholdet. Vi kender alle sammen den situation, at din bogholder, der har siddet og streget ud, kommer og siger, at der mangler 27 kroner fra Netto. Det får du at vide seks uger efter, at du har været i Netto. Den bon er jo væk for evig. Resultatet er, at både du og bogholderen bruger ekstra tid på at håndtere de 27 kroner.”

Hvordan løser man så det problem i praksis? Et kig ind i Frederik Sandgravs værktøjskasse giver et par bud på løsninger. Et eksempel er løsningen Pleo, som Frederik Sandgrav vurderer, er i brug blandt 70 procent af hans kunder. Pleo udsteder et MasterCard og hjælper efterfølgende med at holde styr på bilag og bogføring.

“Deres løsninger ved, hvornår du bruger kortet. Det sekund, du får kortet retur, så siger din telefon ’pling’: Vil du være sød at tage et billede af bilaget. Når du tager det billede, så ved appen, at du har brugt eksempelvis 127 kroner i en taxa. Bagefter skal du en gang om måneden – eller efter behov – flytte bilagene ind i dit økonomisystem. Det giver selvfølgelig ikke mening, hvis du har to bilag om måneden. Kommer du op på 10 måske 20 kvitteringer, giver det måske mening. Hvis alternativet er at betale en ekstern bogholder for at fifle med det, så kan kortet hurtigt være tjent hjem,” siger Frederik Sandgrav.

Betaler regningen for dig
En anden løsning, som Frederik Sandgrav fremhæver, er Roger, som har en app, der kan scanne en faktura og betale den på betalingstidspunktet med et betalingskort, som brugeren har lagt ind i systemet.

“Jeg har mange kunder, som beder deres leverandører maile regninger ind til en mailadresse hos Roger; så får de en besked på telefonen, hvor de skal godkende betalingen. Når de har godkendt, oprettes leverandøren, bilaget bogføres, og der betales på betalingstidspunktet,” siger han og tilføjer:

”Jeg opdagede Roger via en facebookannonce for et års tid siden; så lå jeg hele natten og grublede over, hvordan det kunne bruges. Klokken halv to om natten gik jeg op og onboardede, for der havde jeg fundet ud af, at hvis jeg brugte mit Pleo-kort sammen med Roger, så ville alle virksomhedens udgifter køre i Pleo-appen.”

Løn er en anden opgave, hvor Frederik Sandgrav ser muligheder for at automatisere og fjerne tunge manuelle arbejdsgange.

“Her har jeg et godt øje til Salary, som er et lønprogram, der tilbyder 100 procent automatisk løn og 100 procent automatisk bogføring af løn, alle skatter, ATP samt feriepengebetalinger. Det vil sige alt omkring løn kan klares automatisk. Jeg har mange, specielt små kunder, der er glade for det – inklusiv mig selv, da løn på automatikpilot er genialt,” siger Frederik Sandgrav.

Bogføring af kundeindbetalinger
En sidste let løsning, som Frederik Sandgrav fremhæver, er Farpay, der er en lidt tungere løsning. Systemet bogfører kundeindbetalinger og agerer som en tolkningsbro mellem et økonomisystem og den måde, en virksomhed vil have penge fra kunderne på.

“Som betalingsmuligheder kan du vælge mellem Dankort, MasterCard, Mobilepay, leverandørservice, PBS og det +71-lange-stelnummer-cirkus. At få gang i Farpay er forholdsvis brugervenligt, men du skal også have Nets og din bank til at spille med, og det skal sættes op hele vejen rundt – det bliver nogle gange en smule kompliceret – og de forskellige betalingsløsninger, eksempelvis leverandørservice, koster fortsat et ekstra gebyr for brug, så det er ikke for alle,” forklarer Frederik Sandgrav.

Hvad skal bogholderen levere?
For en bogholder og rådgiver som Frederik Sandgrav er der en klar opgave i at effektivisere virksomhedernes bogholderi, men når den éngangsøvelse er gennemført, hvad kan han så levere? 

“Ikke særlig meget,” lyder svaret, som Frederik Sandgrav uddyber således:

“Hvis jeg nu automatiserer en masse for en mindre virksomhed, så er det ikke, fordi de kommer og vil have en masse mere. Det sker ikke særlig tit. Enten er jeg en dårlig sælger, eller også er behovet der ikke. Jeg tror lidt, det er det første, men allermest det sidste.”

“Lad os sige, at jeg laver noget, der er 10 gange hurtigere end en standardløsning. Hvis jeg ikke skal blive arbejdsløs, skal der enten komme 10 gange flere kunder, vi skal få 10 gange flere opgaver fra de eksisterende kunder, eller der skal komme 10 gange færre bogholdere/konkurrenter. Der kommer ikke flere kunder, ikke særligt mange i hvert fald – og der kommer ikke mange ekstraopgaver. Så sidder vi tilbage med for mange bogholdere,” vurderer Frederik Sandgrav.

Frederik giver et eksempel med en af sine kunder, der er konsulent inden for mindfulness. Kunden kører Pleo, Roger og Farpay.

“Han har en licens, som samlet set er 700-800 kroner plus e-conomic. Måske i den dyre ende for hans størrelse forretning, men som han siger: Så er der altid styr på mine kunder, og der er styr på mine bilag. Men hvad er der så tilbage til os som ekstern bogholder? Der er måske et kvarter eller en halv time hver måned. Der er næsten ingenting tilbage,” fortæller han og tilføjer:

“Det er vildt sjovt at strikke de løsninger sammen, men også lidt angstprovokerende, for det er mine egne timer, som forsvinder. Men så må vi i stedet rette os mod kunder, som er mere komplekse, som vi ikke kan automatisere så meget.”

Revisorbranchens rolle
Når kunderne kommer til Frederik Sandgrav, er det ofte initieret af virksomhedens direktør, som slet og ret vil have reduceret tidsforbruget og bruge medarbejdernes ressourcer på noget andet. Han oplever sjældent, at det er virksomhedens revisor eller rådgiver, som har startet en effektiviseringsproces – det undrer ham, men måske skal svaret findes i økonomiprofessionens natur.

“Revisorer har en mulighed for at gøre en forskel, fordi de er en betroet rådgiver. De er derude, og de er nede i tallene. Det er bare, som om det ikke går så hurtigt – eller er det bare mig?” spørger Frederik Sandgrav.

“Jeg tror, udfordringen er, at mange økonomifolk og revisorer er gode til at finde hullerne i osten. Hvis der kommer et nyt værktøj, som kan alt muligt, så spørger vi: Hvad så med den kaffemoms, og hvad med ’det tredje’ og ’det fjerde’. Ingen værktøjer er perfekte, men man skal turde kaste sig ud i det og prøve det. Det savner jeg lidt,” slutter Frederik Sandgrav.

Læs tidligere artikel i serien om bogføringsdata som løftestang

Kontakt

  • Jakob Holm

    Chefkonsulent

    3369 1069
    4193 3169

Blå bog: Frederik Sandgrav

Blå bog: Frederik Sandgrav

  • 41 år
  • Ejer, direktør og økonomichef i Sandgrav Solutions
  • Har arbejdet med økonomi i 20 år. Primært som økonomichef.
  • Har arbejdet fem til seks år på revisionskontor, som konsulent på bogholderi/optimering af økonomifunktionen.
  • Startede egen virksomhed for otte år siden. Har i dag 10 ansatte på kontoret i Hillerød. 

Frederiks værktøjskasse
Hvis du vil tage et dybere kig i Frederiks værktøjskasse, kan du besøge hans hjemmeside.