Sol over Svaneke Revision

Bornholm har levet op til sit tilnavn som Solskinsøen denne sommer, men for indehaverne og medarbejderne i Svaneke Revision I/S har solen alligevel formået at skinne lidt ekstra i år. De to indehavere af Svaneke Revision I/S, registreret revisor Michael Kure og statsautoriseret revisor Joan Gerdes Davies skinner fortsat om kap med solen af glæde, da SIGNATUR interviewer dem om kåringen til Årets Virksomhed 2021 på Bornholm, som løb af stablen fredag den 27. august 2021. Årets tema var digitalisering, og for en branche der af mange bliver opfattet som støvet, synes Michael og Joan, at prisen er en stor cadeau i relation til deres arbejde med at digitalisere deres virksomhed.

Vejen til at blive Årets virksomhed 2021 har været lidt bumpet. Ikke fordi Svaneke Revision I/S ikke levede op til bedømmelseskriterierne, eller fordi det har været en vanskelig digitaliseringsrejse. Men fordi Michael Kure og Joan Gerdes Davies lever efter devisen ”Den der lever stille, lever godt”, og så rimer en indstilling og kåring til Årets virksomhed ikke. ”Det var faktisk tre kunder, der uafhængigt af hinanden synes, at vi var oplagte kandidater til prisen som Årets virksomhed, men vi sagde nej flere gange”, siger Joan Gerdes Davies og fortsætter: ”Men så skrev en af vores kunder en indstilling til prisen, og pludselig blev vi nomineret som en af tre finalister og var med i opløbet til at vinde prisen.”

For Michael og Joan kom det som lidt af en overraskelse, at Svaneke Revision I/S vandt prisen, for det er en pris, de har modtaget på bagkant af en digitaliseringsrejse, der startede i 2018 og toppede i 2020. Michael Kure uddyber: ”Vi har ikke gjort noget særligt, og vi er hverken moderne eller frontløbere, men har digitaliseret fordi det bare var smartere, og også fordi det var nødvendigt”.

Nødvendigt at digitalisere

Cirka en fjerdedel af Svaneke Revisions erklæringskunder ligger ikke på Bornholm og det har krævet breve med posten eller indscannede underskrifter på e-mail for at få underskrevet regnskaber og andre dokumenter. Det var en løsning, der ikke var effektiv og derfor ikke var særlig smart. Michael og Joan tænkte ikke, at ”nu skal vi digitalisere”, men stod med et reelt behov for at gøre tingene smartere. ”Det hele startede med e-signatur til underskrift af dokumenter i år 2018, og så har det ene skridt bare taget det andet”, siger Joan Gerdes Davies.

Det næste skridt var brug af Lasso X’s revisionsløsning til indhentning af rapporter fra CVR og tingbøger og en tiltrængt udskiftning af printeren blev med en tilføjelse af et intelligent indscanningsmodul og Adobe i en professionel version, så dokumenter kan låses op og der kan søges i dem, de næste skridt. ”Vi kiggede på hinanden og besluttede, at per 1. januar 2020 skulle vi være digitale”, siger Michael Kure, og fortsætter: ”Det har været vigtigt for os, at vi ikke har digitalisereret for digitaliserings skyld, men fordi det gav mening for os.”

Svaneke Revision har som mange andre i branchen haft udfordringer med at tiltrække kvalificeret arbejdskraft, og derfor har digitaliseringen også været en nødvendighed i forhold til fortsat at kunne servicere deres kunder og være en engageret rådgiver, uden at tiden skal bruges på tastearbejde og manuelle forretningsgange.

Digitaliseringen har været en fælles opgave

Som en lille revisionsvirksomhed har Svaneke Revision ikke ressourcer til at ansætte digitaliseringskonsulenter og bruge penge på store forkromede it-løsninger, der er dyrt i indkøbs- eller abonnementspris. Det store digitaliseringsgennembrud kom egentlig i efteråret 2020, hvor Joan Gerdes Davies var på digitaliseringsakademi hos FSR – danske revisorer. Efter endt akademi fortalte Joan om alt det nye, hun havde lært. Medarbejderne i Svaneke Revision var så begejstrede, at de også ville vide mere. Det betød, at alle medarbejderne i Svaneke Revision hev en dag ud af kalenderen og holdt en workshop med en branchekollega fra Joans netværk, der er langt fremme med digitaliseringen i sin egen revisionsvirksomhed. ”Det er alle vores medarbejdere, der har løftet opgaven med at digitalisere os”, siger Michael Kure. ”Medarbejderne har selv foreslået nye digitaliserede løsninger på manuelle processer, de foreslår selv deltagelse i online kurser, og deres arbejdsglæde har aldrig været større”, fortsætter Michael Kure.

Alle i Svaneke Revision har brugt mange arbejdstimer på digitalisering, men det er sket sideløbende med, at alle andre opgaver er løftet i dagligdagen af de samme medarbejdere. Så arbejdstimerne brugt på digitalisering er kommet igen løbende som mere effektivitet i arbejdsdagen. ”Det er især vores erhvervsservice og hjælp til selvhjælp hos vores kunder, der har sparet tid ved at implementere løsninger som Corpay, Dinero og digitale kasseapparater, der alle kan tale sammen med de gængse bogføringsprogrammer, der sparer tid”, siger Joan Gerdes Davies.

Alle Svaneke Revisions kunder, der ønsker det, har fået digitaliseret deres bogholderi. De har fortsat plastikposekunder, og kommer en kunde, der ønsker at fortsætte i det gamle C5, hvor der ikke er API-løsninger, er de også velkomne. ”Men så kommer der også en prisdifferentiering i forhold til de kunder, hvor vi kan integrere nogle smartere løsninger”, siger Joan Gerdes Davies.

Digitalisering kan styrke kunderelationerne

For Svaneke Revision har digitaliseringen ligefrem hjulpet med at fastholde relationen til de af deres kunder, der selv indberetter moms og oplysningsskema til Skattestyrelsen. Svaneke Revision bruger ReviBot til at holde styr på, om deres egne erhvervsservicekunder har fået indberettet eksempelvis momsen, men de udtrækker også data på deres kunder, der selv indberetter til Skattestyrelsen. ”Vi trækker en liste over vores kunder et par dage før indberetningsfristen. Kan vi se, at nogle af vores kunder ikke har indberettet endnu, giver vi dem et kald. Det sparer måske kunden for en bøde, og vi forbedrer vores relation som aktiv sparringspartner og det kan medføre flere rådgivningsopgaver”, siger Michael Kure.

Aldrig færdige med at digitalisere

Michael og Joan er enige om, at de aldrig bliver færdige med at digitalisere deres virksomhed, og at de også kan hjælpe deres kunder meget endnu. De har taget tilvalg af digitale løsninger men også foretaget fravalg. ”Vi er blevet kontaktet af flere it-virksomheder, hvor løsningen ikke står mål med vores eller vores kunders behov, og hvor prisen for softwaret langt vil overstige værdien. Hvis vores egenudviklede løsninger i Excel er løsningen på vores behov, så beholder vi det”, siger Joan Gerdes Davies, og Michael Kure fortsætter: ”På et tidspunkt vinker vi nok også farvel til de egenudviklede systemer, men det ligger os meget på sinde, at det skal give mening.” Michael og Joan er også enige om, at de ville gøre det hele forfra igen, dels fordi de mener, at man ikke kan undgå digitalisering, dels fordi de ikke havde et valg i forhold til manglede medarbejdere og derfor blev nødt til at arbejde mere effektivt.

Champagne og plads til flere medarbejdere

Kontoret blev lukket og alle medarbejderne var med til kåringen af Årets virksomhed 2021. Prisen blev fejret med frokost og champagne, og mon ikke der også kommer en lidt større fejring senere, når travlheden har lagt sig. Udover det synlige resultat i form af et flot diplom, der hænger i indgangspartiet hos revisionsvirksomheden, er det synlige bevis på digitaliseringsrejsen også al den plads, der er kommet, efter de 1.000 mapper er blevet digitaliseret. Adspurgt om, hvad pladsen skal bruges til, svarer Michael Kure og Joan Gerdes Davies i munden på hinanden, mens glæden over prisen fortsat stråler ud af dem: ”Skriveborde til flere medarbejdere. Vi mangler fortsat medarbejdere, og den relation, vi gerne vil have til vores kunder, kan ikke digitaliseres”.

Om Svaneke Revision

Svaneke Revision I/S ligger i Borgergade i Svaneke på Bornholm. Virksomheden ejes af Michael Kure, registreret revisor og Joan Gerdes Davies, statsautoriseret revisor. De har endvidere syv medarbejdere. Svaneke Revision I/S er en typisk mindre revisionsvirksomhed med kunder overvejende i SMV-segmentet. De yder assistance med alt fra start af virksomhed til generationsskifte, samt de løbende regnskabsmæssige og økonomiske overvejelser i virksomhedens daglige drift, herunder budgetter, udarbejdelse af moms, revision og regnskabsopstilling.

Om prisen

Bornholms Erhvervsservice sætter hvert år fokus på virksomheder, der har gjort en særlig indsats inden for et specifikt tema. I år 2021 var temaet ”digitalisering”.

Et af bedømmelseskriterierne var at ”virksomheden skal kunne dokumentere en større digital omstilling, der har tilført øget effektivisering og positiv effekt på f.eks. vækst, arbejdsmiljø, produktivitet, optimering, klimamæssige forbedringer eller lignende.”

Juryen bestod af Thomas Thors, borgmester i Bornholms Regionskommune, Johannes Nilsson, kommunaldirektør i Bornholms Regionskommune, Karen Bladt, formand for Business Center Bornholm og direktør i HASLE Refractories A/S og Katrine Paaby Joensen, direktør i Copenhagen Business Hub – Erhvervshus Hovedstaden.

Som medlem af FSR – danske revisorer har du adgang til flere medlemsfordelene, der understøtter din forretning i SMV-segmentet og det effektive revisionskontor. Læs på www.fsr.dk/smv-fordele. Du kan også gøre som Joan og tilmelde dig FSR – danske revisorers Digitaliseringsakademi